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¿Cuánto tiempo debemos conservar los documentos profesionales?

Imatge: 
© Col·legi d'Arquitectes de Catalunya (COAC)
Aunque sí existe el deber de conservación de facturas y documentos justificativos de las relaciones profesionales que las han generado (4 años desde la finalización del ejercicio fiscal en el cual se han producido los ingresos), no existe una normativa específica que determine cuál es el período durante el cual los profesionales han de conservar la documentación de los encargos en los que han intervenido y que ya han finalizado. 

Sin embargo, dados los plazos de garantía y ejercicio de acciones previstos por la Ley de Ordenación de la Edificación –garantía máxima de 10 años desde terminación; plazo para ejercer acciones legales de 2 años desde el descubrimiento del defecto– el mínimo prudente para conservar toda la documentación de un trabajo serían 12 años, si bien desde la Asesoría Jurídica del COAC aconsejamos que la conservación tanto del proyecto como de toda la documentación generada se alargue a 15 años desde el Certificado Final de Obra

En el caso de encargos no sometidos a la LOE, en cambio, un buen referente para guardar la documentación durante un tiempo jurídicamente razonable serían 5 años desde el final del año en que finalizamos el trabajo.

En cuanto a qué documentos conservar, aconsejamos custodiar toda la documentación que pueda resultar relevante si en un futuro sufrimos una reclamación de responsabilidad civil, como es el caso de los contratos con cliente y colaboradores, estudios previos o complementarios, libro de órdenes, actas u otra documentación de dirección de obra, certificados, etc., así como la documentación que hayamos tramitado por cuenta del cliente o que el cliente nos haya entregado para realizar nuestro trabajo. 

Para información más detallada, consulta el documento informativo elaborado por la Asesoría Jurídica del COAC (es necesario estar colegiado).

27/03/2017
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